ذكاء الأعمال وأهميته في الشركات الناشئة

ذكاء الأعمال بالنسة للشركات الناشئة فى عالم اليوم أصبح من أهم النقاط التي يجب الانتباه اليها ونكون محاطين بالمعرفة حولها وما تقصده، ذكاء الأعمال عبارة عن مجموعة من النظم والأدوات التى تمكن المستخدمين من مختلف المناصب داخل الشركة أو المستخدم النهائي (End User) من جمع وتخزين وتحليل بيانات الشركة للمساعدة فى إرشاد قرارات الشركة. حيث تسعى معظم الشركات الناشئة والكبيرة في العالم لرفع مستوى قدرتها التنافسية، أو على الأقل البقاء ضمن دائرة المنافسة ومحاولة إيجاد سبل أكثر ابتكاراً لجذب الزبائن، وذلك بتقديم خدمات جيدة وجديدة. فيتطلب هذا العمل الشاق اتخاذ قرارات سريعة، بناءً على رؤية لحظية للشركة ككل.

إن لحظية توفر المعلومات الصحيحة يختصر الكثير من الوقت على متخذي القرار (فى حين كان في السابق ينتظر التقرير السنوي لمعرفة أرباح خدمة أو منتج معين، أو ينتظر دراسات مالية لمعرفة المنتج الأكثر ربحية في نهاية المرحلة الصناعية، أو ينتظر تقارير المبيعات لفترة معينة لمعرفة مدى ملاءمة منتج أو خدمة معينة لسكان منطقة معينة).

1. تعريف ذكاء الأعمال Business intelligence

لقد ظهر مصطلح ذكاء الأعمال فى عام 1865م فى كتاب Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes للكاتب Richard Millar Devens، والذى استخدم هذا المصطلح لتفسير كيفية تحقيق  المصرفي السير Henry Furnese  أرباحاً من خلال اتخاذ القرارات بناءً على معلومات حصل عليها من البيئة المحيطة.

ومنذ ظهور مصطلح ذكاء الأعمال لأول مرة، ظهرت العديد من التعريفات من جهات مختلفة وأشخاص مختلفين، أشهرها التعريف الخاص بـشركة الأبحاث Gartner, Inc:

”ذكاء الأعمال  مصطلح عام يشبه المظلة يندرج تحته مجموعة التطبيقات والبنية التحتية والأدوات وأفضل الممارسات التى تمكن من الوصول إلى البيانات وتحليلها لإستخراج معلومات تهدف لتحسين عملية إتخاذ القرارات والأداء لأقصى حد“.

بشكل مبسط، الأمر عبارة عن اتخاذ قرارات أفضل ضمن نطاق عملك، وإرشاد هذه القرارات عن طريق تحليل البيانات. فأدوات ذكاء الأعمال تقوم بالإتصال بمصادر البيانات المختلفة (Flat files, Databases, Web, etc) واستخلاص البيانات محل الإهتمام، ثم تحليل هذه البيانات وتحويلها لمعلومات في شكل رسوم بيانية ولوحات معلومات (Dashboards) تساعد على فهم الوضع الحالي للشركة.

الغرض العام من ذكاء الأعمال هو تحقيق أهداف الشركة والإدارة. فالأمر ليس مقتصراً على عمل مجموعة التقارير والرسوم البيانية التى تتفاعل فيما بينها بشكل مترابط، فالأمر المهم أن تجيب هذه التقارير على أسئلة معينة تهدف في النهاية لإرشاد قرارات الشركة والموظفين للوصول لأفضل أداء ممكن من خلال البيانات المتوفرة.

يمكنك استخدام انظمة وادوات ذكاء الأعمال لتحليل أي نشاط من أنشطة الشركة، على سبيل المثال مراقبة أداء قسم المبيعات. يمكنك أن تتخيل أنك تعيش فى محيط مليء بالمياه (البيانات)، فأدوات ذكاء الأعمال بمثابة القارب (بإمكانيات محدودة الى حد ما) الذي يمكنك من الإبحار واستكشاف أشياء مذهلة (معلومات ورؤى عن الوضع الحالي للشركة).

يطلق على تطبيقات ذكاء الأعمال (Self-Service)، وتعني أنه غالباً ليس هناك حاجة لمتخصص من أجل العمل على هذه الأدوات، ولكن يمكن لمتخذ القرار بنفسه أن يتعامل ويتعلم هذه الأدوات ويبدأ فى تحليل البيانات وإرشاد قراراته. فغالبية هذه الحلول تقوم على مفهوم الـ Point and Click في عمل الأشياء.

ادوات ذكاء الاعمال مهمة للشركات الناشئة بقدر ماهي مهمة للشركات الكبيرة والمتوسطة، فوفق تقرير لـ Dresner للخدمات الإستشارية، السبب الرئيسي لإستعمال الشركات الناشئة الصغيرة لحلول ذكاء الأعمال هو إتخاذ قرارات أفضل.

2. أهمية ذكاء الأعمال في الشركات الناشئة

إدارة التكاليف بكفاءة (Cost efficiency and Reduction)

يمكنك معرفة ما الذى يستنزف مواردك المالية، ما هو أكثر جزء مكلف في الشركة؟ من خلال تحليل بنود التكاليف الخاصة بالشركة لاستكشاف بنود يمكن تقليل التكاليف بها .

على سبيل المثال، يمكن للشركة أن تنظر للمخزون وترى ماهي أكثر المنتجات طلباً وماهي أقل المنتجات مبيعاً وركوداً فى مخازن الشركة (Deadstock)، وذلك لتقليلها وبالتالي تقليل تكلفة التخزين. فأدوات ذكاء الأعمال تريك أين يمكنك أن تقلل تكاليفك، كما يمكنك أيضاً تقليل تكلفة المشتريات من خلال اختيار أفضل مورد بناءً على التعاملات السابقة للموردين.

تحسين المبيعات وإدارة الحملات التسويقية (Improve Sales and Marketing)

العميل هو شريان الحياة داخل أي شركة، فكلما عرفت أكثر عن عملائك مثل اهتمامتهم الشرائية، ماهية الزبائن المحتملين أو توزعهم الجغرافي أو الديموغرافي، كلما ساعد ذلك على زيادة المبيعات وتوقع الطلب على المنتجات وتحسين عملية الإستهداف فى الحملات التسويقية. ففى عالم المبيعات والشركات الناشئة، العميل الأكثر ربحاً ليس صاحب أعلى فاتورة بيع فى الشركة، ولكن العميل صاحب عمليات البيع المتكررة، فهو العميل الأكثر ولاءً للشركة.

تساعد أدوات ذكاء الأعمال في تصنيف العملاء بناءً على تكرار عملياتهم الشرائية ومشترياتهم، أو بناءً على مدى مساهمتهم في الربح العام للشركة لتحديد أفضل العملاء وتحديد الأقل، لإستهدافهم وتلبيهم رغباتهم بشكل أحسن وزيادة ولائهم للشركة واستهداف عملاء مماثلين بحملات تسويقية.

فبحسب ماذكره كتاب Marketing Metrics أن إحتمال البيع للعملاء الحاليين تتراوح بين 60% إلى 70%، فى حين احتمال البيع للعملاء الجدد تترواح بين 5% إلى 20%.

على سبيل المثال: فى قطاع التجزئة يمكن تحليل عمليات البيع التاريخية لعميل معين واهتمامته الشرائية واستهدافه بتسويق منتجات مماثله لاهتمامته الشرائية السابقة.

تساعدك أدوات ذكاء الأعمال أيضاً على تحليل وتقييم أداء حملاتك التسويقية، وتعظيم العائد من الحملة أو ما يسمى (ROI)، فيمكن تحليل المصادر التي يأتي أو يتفاعل معها الناس مع الحملة التسويقية لتخصيص الاستهداف.

حيث يمكنك معرفة أن مجموعة منتجات معينة تباع في فترة معينة بكثرة أن تركز حملة تسويقية لاستهداف العملاء أصحاب التهتمامات الشرائية لنفس المنتجات في هذه الفترة. فيمكنك بإستخدام أدوات ذكاء الأعمال أن ترشد مندوبى المبيعات في استهداف عملاء مهتمين فعلاً بالتعامل مع الشركة وتركيز جهودهم على ذلك.

من الأمثلة على أدوات ذكاء الأعمال مثل

MarketShare DecisionCloud, HubSpot Looker, TapClicks

تساعدك أدوات الـ BI أيضاً على توقع المبيعات، حيث يشير تقرير لفوريستر Forrester إلى أن مجال التحليلات التنبؤية (Predictive Analytics) أصبح منتشراً بشكل كبير، وأن الأدوات أصبحت أكثر سهولة بالنسبة للشركات من أي وقت آخر، حيث هنالك فرق بين التحليل والتوقع أو التنبؤ.

تحسين إدارة الموارد البشرية

هنالك مصطلح يسمى Human Resource Business Intelligence (HRBI) ويعنى أدوات ذكاء الأعمال فى مجال الموارد البشرية.

يشير تقرير لشركة Deloitte أن 71% من الشركات الناشئة والكبيرة يرون أن تحليل البيانات الخاصة بالموارد البشرية والأشخاص جزء مهم جداً داخل الشركة. فتمكنك أدوات الـ BI من عمل العديد من التحليلات واستخراج معلومات كثيرة بالنسبة للموظفين وتقييم أدائهم وعمل العديد من مؤشرات قياس الأداء (KPI) بشكل يومي، مثل مدى مساهمة كل موظف بالنسبة لمبيعات الشركة أو في أداء الشركة العام عام بعد عام، أو ما يسمى بالـYOY، تحليل البيانات الخاصة بمتى ولماذا يطلب الموظفين أجازات، معرفة نسبة المناطق التى يتقدم منها الموظفين للعمل بالشركة، ومقارنة أداء الموظفين في الأقسام وبين الأقسام.

شركة OrangeHRM توفر نظام يساعد أصحاب القرار في عملية التوظيف، حيث يقوم النظام بجمع معلومات من الشبكات الاجتماعية بإستخدام Watson Analytics عن المتقدم للوظيفة وتحليلها.

الحفاظ على الموظفين (Retention): يمكن أستخدام أدوات ذكاء اعمال BI في تحليل سلوكيات الموظفين للتفرقة ومعرفة الموظفين الأولياء للشركة مقارنة بمن هم على استعداد لترك الشركة. يفيد ذلك على معرفة ما الذي يساعد على بقاء الموظفين أو تركهم للشركة.

3. انظمة و ادوات ذكاء الأعمال:

Tableau

Qlik Sense

Power BI

SAS BI

Looker

IBM Cognos Analytics

Sisense

ختاما تعنى أدوات الـ BI بتجميع وتحليل وعرض البيانات التى لدى الشركة، وقد تكون هذه البيانات مالية أو غير مالية. والغرض العام من هذه العملية هو المساعدة فى عملية اتخاذ القرارت لتصبح بناء على معلومات مبنية على رؤية واضحة لوضع الشركة. إذا أردت أن تجعل لديك تقييم شامل ونظرة لحظية عن أنشطة الشركة المختلفة، فحلول ذكاء الأعمال هي الخيار الأمثل لك.

يمكن لأى شخص بالشركة أن يستخدم تطبيقات ذكاء الأعمال للتعامل مع البيانات وعمل التقارير المختلفة والمتفاعلة مع بعضها البعض للإجابة عن الأسئلة محل الاهتمام والغوص فى مزيد من التفاصيل أكثر وأكثر، دون الحاجة لمتخصصين ومبرمجين بلغات وطرق معقدة لإنشاء مختلف التقارير لك.