نظرة في كتاب "إدارة المصفوفة" لـ "دون ميتكالف"

إن القدرة على التواصل مع الآخرين، و تبني سلوكيات محددة نابعة من ردود أفعال معينة لدى الاخرين ، يساعد على تعزيز الثقة  و القدرة على التواصل بفعالية و كفاءة كبيرين.

يقدم الكتاب حديثًا واضحًا حول مفهوم الذكاء المرتبط بردود الأفعال العاطفية ، و أهمية إدارة هذه الانفعالات في تحديد الصيغة المناسبة لإدارة البيئات المعقدة ، و كيفية التأثير بالاخرين ، مؤكدًا على ضرورة الممارسة و التدريب كآلية أولى لاتقان هذه المهارات.

يتوجه الكتاب بتقديم فوائده للمدراء الذين يواجهون مشكلة في إدارة موظفيهم ، و يقدم إيضاحًا جيدًا للموظفين العاجزين عن فهم مدرائهم و طبيعة تفكيرهم ، كما يساعد الكثير من الأشخاص على المستوى الشخصي في تحسين علاقاتهم ، وتطوير ردود أفعالهم لبناء جسور ثقة متينة مع الأخرين .

ادارة الموظفين: كيف تتعامل مع ردود الأفعال؟

لتحسين ردود الأفعال و الحس القيادي لدى الموظفين يمكن اتباع نموذج تدريب يركز على مراقبة توجه الموظفين

يشكل الاحتفاظ بالموظفين لدى الشركات تحدٍ كبير وخصوصًا عندما تحتاج هذه الشركات إلى بذل الجهد والتدريب الكافي لتحسين مهارات هؤلاء الموظّفين , لذلك تبتعد أغلب الشركات عن عمليات التدريب والتحسين في المهارات الشخصية لدى موظفيها.

في جانبٍ أخر فإن الكثير من هذه الدورات يمكن تفاديها وتخطيها من قبل الموظفين وعودتهم إلى طبيعة تصرفاتهم التقليدية في التعامل مع جميع الإشكالات الموجودة في عملهم ، وذلك بسبب اعتيادهم على ردود أفعالهم التقليدية و تبنيها.

لهذا يعد مفهوم رد الفعل الشخصي وتحسينه أداة جيدة في تحسين ظروف العمل ، وتحسين قدرة الموظفين على التجاوب مع مشاكل عملهم. يمكن أن يتم الاستفادة من هذا الأمر بشكل جيد كلما اتيحت للموظفين المساحة اللازمة للعمل على هذه المهارة و تطويرها.

من نماذج التدريب التي تعمد إليها الكثير من الشركات النموذج الذي يعمل على دعم الموظفين في أفعالهم وعملهم و ردود أفعالهم، و قد أثبت هذا التدريب كفاءة عالية و إنتاجية أكبر على مستوى التحسين في شخصية الموظفين وحسهم القيادي والتنظيمي ، فهو يقدم خطوة أساسية لصناعة النجاح ، و يساعد على تدريب الموظفين في اتقان النجاح أيضًا. بالاضافة لتحسين قدرتهم على التواصل مع الاخرين.

يشكل النفع الذي سيعود على جميع الأطراف المشاركة في هذه النماذج صورة جيدة من صور الفوائد التي سيقدمها هذا الأسلوب في التعامل والتدريب ، و من الجيد ملاحظة كمية الوقت و الجهد الذي يحتاجها هذا النموذج في التدريب .

انطلاقًا من هذه المعطيات رأى أحد المدراء ضرورة عمل دورة تدريبية يتم فيها اختيار موظفين بعينهم دون غيرهم ، وفقَ مواصفات معينة. لذا عمل على اختيار إحدى الموظفات ليتم ضمها لدورة التدريب هذه ، فشكل هذا تحدي كبير له ، بسبب معارضة الإدارة و بعض الأقسام لهذا النموذج في التدريب لعدم رؤية جدواه ، و بسبب حجم الوقت و المال الذي يحتاجه ، لكن المدير كان يرى أن التدريب بالتوجيه سيحقق نتائج مرجوة و فعالة على المدى الطويل ، و سيحفز قدرة الموظفين على العمل وعلى تحسين ردود أفعالهم تجاه العمل وإشكالاته ، ويمكن إيضاح هذا النموذج على دراسة ردود أفعال الموظفين تجاه بعض الأفعال في الشركة ، ليتم تقديم الملاحظات عليها و تحسينها لزيادة الوعي والكفاءة لدى الموظفين تجاه قضايا الشركة .

الحوارات التي تخص إيضاح أمر ما أداة جيدة للتدرب على إدارة ردود الأفعال و تغيير الوضع من نقطة لأخرى

يبدأ تحقيق النتائج من الفكرة التي نتبناها ثم بعد ذلك تحوّل هذه الفكرة إلى شعور أو انفعال. يقود هذا الانفعال عملية تحويل الفكرة إلى سلوك ، والسلوك بدوره يقود إلى نتائج مرضية وأفعال متبناة ، وهذا يدفع بنا إلى ضرورة تبني الفهم الصحيح لانفعالاتنا ومشاعرنا ، و كيفية التحكم بها لضمان سلوكياتنا ، ومن بعدها نتائج أفعالنا وسلوكنا.

لهذا فإن قيادة سلوكيات الأخرين تعتمد على فهم مشاعرهم وانفعالاتهم بصورة صحيحة وفي هذا الجانب من إدارة المشاعر يمكننا أن ندرب أنفسنا على الوعي بتفاصيل هذه المشاعر والردود العاطفية ، وكيفية ملاحظتها سواء أكان في الصور أو العيون أو الوجه أو أي إشارة تساعد على التقاط هذه المشاعر ليساعدنا هذا في استخدام هذه الردود العاطفية ، و تكييفها لخلق أفعال مناسبة تساعد على انتاج نشاطات وسلوكيات ذات طابع إيجابي ومفيد ، إضافة لفهم طبيعة هذه الردود و العلاقات المعقدة ضمن جملة ردود عاطفية.

فمثلًا إذا كان رئيسك يتصرف بطريقة غاضبة ومزعجة ، فإنه من الممكن أن يكون غير مسرور من عملك ،أو أن تصرفه عائد لمخالفة سير نالها بوقت سابق ، وفي نهاية الأمر وبعد فهم الردود وأليات التقاطها واستخدامها فإنه يمكننا إدارة ردود الأفعال المتعلقة بنا أو المتعلقة بالأخرين حولنا ، ليتم تنظيمها لتحقيق أكبر فائدة.

من أدوات إدارة هذه الانفعالات القدرة على الدخول بإيضاحات وحوارات قد تبدو شاقة مع المدراء و المسؤولين ، وذلكَ لإيضاح الأسباب التي تؤدي أحيانًا إلى عدم الوصول إلى الإنجاز المطلوب في العمل.

إن التدريب على هذا النوع من الحوارات يساعد على خلق شخصية أكثر وضوحًا وصراحة مع المدراء و يمكن الاستفادة هنا من مراقبة انفعالات الشخص المقابل وبناء الثقة معه على نحو أفضل ومن ناحية أخرى فإن التمرن على النقاشات ومراقبة ردود الأفعال لدى الشخص القيادي قد تفيد بشكل ملحوظ في تحسين أداء موظفيه ، وذلكَ في توجيه سلوكياتهم والتأثير عليهم.

فمثلًا في إحدى الحالات لاحظ أحد المدراء أن أحد الموظفين لديه يمتلك ردود أفعال سلبية تجاه كثير من النقاشات أو الأوامر ولا يملك أي طريقة جيدة للرد أو الحوار فقام بمصارحته بملاحظة التوتر الكبير الذي يمتلكه أثناء الحوارات و حدثه عن ردود أفعاله السلبية و الصامتة.

بعد فترة من الزمن ظهر تحسن في ردود أفعال الموظف وألية تبنيه للحوارات و ردود الأفعال ، و لكن من المهم أن نعلم لو لم يمتلك الموظف القدرة على إدارة أفعاله و ملاحظتها ، لما تمكن من تغييرها عن طريق اتباع توجيهات مديره وأخيرًا يمكننا أن نعي بأن عدم الدخول في حوارات واضحة و صريحة بشأن الملاحظات التي نملكها تجاه أمر ما فإن هذا من شأنه أن يبقي الأمر على وضعه دون أي تغيير يذكر.

ادارة الموظفين: كيف تضمن نجاح العمل في بيئات معقدة؟

الاعتقاد الخاطئ يقود لصيغ نجاح مشوهة لذا طهر أفكارك من أخطائها واخلق بيئة أفكار سليمة

في محاولة البحث عن إجابة شافية لعدم إتمام الأمور بالشكل المطلوب من قبل الموظفين ، فإنه من الممكن رؤية أن الخطأ الذي أدى إلى هذا سينقسم إلى : خطأ مُتشكل من شخص أخر غيرنا ، وكذلك إلى خطأ واقع ضمن دائرتنا ، وبشكل أو بأخر فإن الجزء الخاضع لدائرتنا هو الجزء الذي من الممكن العمل عليه ، وإعادة ترتيبه وتصحيحه ، أما فيما يخص الجانب الأخر ولمعرفة أسبابه ، فمن الممكن خلق نقاش مع الطرف المتسبب بحيث يتم هذا النقاش بصورة تنطلق من طريقته في رؤية الأمر، فهذا سيساعد على فهم الأمور وإمكانية إصلاحها بصورة جيدة و نافعة.

علينا أيضًا الانتباه إلى أن غالبية المشاكل ستكون طبيعية فيما يخص بيئات العمل المعقدة والتي تعتبرمثالا على البيئات المنتشرة الأن في سوق الأعمال.

 تمتاز هذه البيئات المعقدة بالغموض بصورة لا يمكن إزالتها ، و يمكن القول فيما يخصها أن صفة التعقيد في هذه البيئات غير قابلة للإزالة أو الاختفاء ، لذا فإن ردة الفعل المناسبة لهذه الصفة هي التركيز بشكل كبير على تغيير ردود الفعل الخاصة بالتعامل معها.

يعمد غالبية الموظفين و الأشخاص إلى تبرير أي أمر غير مرغوب فيه على عدة محاور أو قصص رئيسة, كتمثيل دور الضحية أو ادّعاء وجود صفة الشر في بعض الأفعال المتباينة من قبل الأشخاص أو الادّعاء بعدم وجود قدرة على التصرف حيال أمر ما.

بهذه الطرق يقوم الأشخاص بتبرير أي فعل أو ردة فعل من قبلهم أو من قبل الإدارة ، عوضًا عن إعادة النظر في جميع النتائج المرغوب الوصول إليها ، ليتم التركيز على طرق الوصول لها ، والابتعاد عن التفسيرات الخاطئة حيال هذا ومثال ذلك فإن أي شخص في أي شركة يمتلك شبكة علاقات جيدة مع المديرين وبقية كادر الشركة سيحاول الكثيرون تفسير قدرته على بناء هذه العلاقات على أنه تملق وتصرف سياسي لا أكثر و هذا أمر طبيعي في بيئة الشركات المبنية بصورة معقدة ، فإن جُلّ الأمور تُفسر بصورة غير حقيقية ، ففهم الأشخاص لبيئة التعقيد في هذه الشركات ضعيفة جدًا وغير جيدة.

القدرة على التواصل مع الاخرين في بيئات العمل المعقدة لغة ضرورية لضمان نجاح العمل وإنجاز المهام بصورة فعالة

تنطوي صفة التعقيد في الشركات التي تتصف بيئة أعمالها بهذه الصفة على ضياع السلطة بصفة غير رسمية وتوجه تبعية الموظف إلى مدير مباشر رسمي ، وإلى شبكة علاقات مسؤولة عن أعماله بصفة غير رسمية ، فإن يتبع شخصًا واحدًا من ناحية المسؤولية و المهام لعدة أشخاص أعلى منه ، فإن هذا يسبب عدة إشكالات في حسن سير عمل هؤلاء الموظفين في الشركة ، فهم لن يعلمو ما الذي يتوجب عليهم القيام به بشكل محدد ، إضافة إلى عدم وعيهم بالشخص المباشر المسؤول عنهم.

و لكن هذا لا يعني أن بيئة الأعمال ذات الهيكلية المعقدة لا تتمتع بميزات جيدة تفتقر إليها بيئات الأعمال الأخرى ، فهي تزيد من مهارات العمل على عدة جوانب في الوقت ذاته ، و تتيح الانتقال و الترفع بصورة أكثر سرعة و ديناميكية مقارنة بغيرها من بيئات العمل ، هذا بالإضافة إلى انتفاء الملل أثناء العمل و خلال تأدية مهام متنوعة ، ففي كل لحظة أنت معرض للعمل ضمن مشروع أو مهمة جديدة.

تدفع هذه البيئات الموظفين إلى ضرورة بناء علاقات على مستوى جيد من القوة ، فهذا سيشكل عاملًا مساعدًا لفهم الأهداف و فهم الأشخاص و القدرة على الوعي بالعمل بالشكل السليم وفي حال وجود مشكلة يتم العمل على حلها فإن وجدت صورة من صور التفاهم بين الموظفين سيتيح ذلك مساحة توافق تساعد على تعيين الحل المناسب للمشكلة ، و رؤية الجوانب المختلفة لها ، و بصورة عامة فإن البحث عن الحلول في بيئات العمل هو الأمر الأكثر حماسًا و تشويقًا، و لكن دون نقطتي الاتصال الجيد مع الأشخاص الأخرين ، و دون وجود الوقت الكافي لبناء هذه العلاقات ، و الإمعان في المشكلة، لن يتم التوصل إلى حل بصورة مناسبة ، علاوة على ضرورة تقديم الاهتمام اللازم في المهام و المشاكل و الأشخاص الذين يشكلون فريق المهام لديك.

كيف تنجح في ادارة موظفيك؟

النجاح ليس منصبا بل هو جملة أفكار و معتقدات و مجموعة من الأفعال و السلوكيات

لفهم تعقيدات بيئات الأعمال  و كيفية النجاح في إدارة الأمور فيها ، يمكننا مراقبة صفات و أفعال الناجحين في إدارتها والتعامل معها، كما يمكننا أن نلاحظ قدرتهم على الالتزام بما يقولونه و ما يعدون به من أعمال وآليات إنجاز دون تسويف أو إحالة أو مماطلة.

يضفي هذا الأمر مصداقية لأفعالهم و أقوالهم ، لتصبح حقيقة غير مشكوك في إنجازها و من خلال صفاتهم القيادية الناجحة فإنهم يعمدون إلى تقديم المساعدة بكافة أشكالها للأخرين ، لإنجاز مهامهم بالصورة المناسبة ، معززين بذلك الثقة بينهم وبين الأعضاء في بيئة العمل ويركزون عند عدم قدرتهم على تفويض الأوامر أو توجيه أوامر العمل للأشخاص إلى التأثير بالشكل الإيجابي فيهم بصورة تضمن فهمهم لرؤية هؤلاء حول الموضوع أو المهمة الموكلة لهم عن طريق الاستماع والإنصات مدركين أن فهمهم الخاص يأتي من خلال فهمهم للاخرين أولًا.

ويدرك الناجحون في الإدارة في بيئة الأعمال هذه أن الثابت في الأمور هو الاقتناع بتطبيق مفهوم التغيير مباشرة عند ضرورته ، مع امتلاكهم لأدوات التغيير المناسب و أليات نجاحه أيضًا, بالإضافة إلى ثقتهم بما يريدون ثقة مطلقة فمثلًا قام أحد القادة في إحدى الشركات بمقاومة قرار إداري ينص على فرض قانون تواصل معين بين الموظفين والعملاء ، بعدما أدرك خطر هذا القرار وأضراره على موظفيه و عملائه , وثقته فيما يريد مما دفعه إلى الإصرار على رفض هذا القرار حتى تم إلغاؤه و الابتعاد عن صور هذا القرار كاملة.

يدرك القادة الناجحين في هذه البيئات ضرورة وجود وجهات النظر المختلفة و النقاشات المتولدة عنها ، لأن هذه الصور من الاختلاف صحية بالنسبة لهم ، لأنها تدفع بالآراء دومًا نحو الأنسب ، وتدفع بالحلول لتكون أكثر ملائمة مع الوقت ، كما أن مفهوم السلطة لدى القياديين في هذه البيئات ينطلق من عمق العلاقات ومتانتها ، لا من تفويضها أو من مُكلفيها.

هذا المفهوم يدفعهم إلى إنفاق الوقت في بناء هذه العلاقات و الاهتمام و من خلال مجمل هذه الصفات و أليات التعامل القيادية للناجحين في بيئة الأعمال المعقدة نرى أن النجاح هنا ليس مطلبا أو منصبا بل هو مجموعة من الأفكار والمعتقدات الراسخة والتي يتم العمل عليها وبها لتحقيق الغايات و الأهداف.

الممارسة و التدريب:

تعد الممارسة المنتظمة و التدريب سبيلا جيدا لاتقان مهارة إدارة ردود الأفعال العاطفية و التواصل الفعال مع الآخرين

تتكون عوامل النجاح من مجموعة متراكبة من النقاط ، ووفقاً لدراسة أجريت في ثمانينيات القرن الماضي فإن نسبة الذكاء قياسا بالمكوّنات الأخرى للنجاح لا تتجاوز 25% . أي أن هناك عوامل أخرى غير الذكاء العامّ تشكّل ما نسبته 75% .

وهذا صحيح فكم من سائقي التكاسي يحملون شهادات الدكتوراه و يتمتعون بتحصيل علمي عالي وصور نجاحاتهم محدودة وغير كبيرة ، و هنا يمكننا أن نؤكد أن الذكاء المتعلق بإدارة ردود الأفعال العاطفية وملاحظتها سيشكل نسبة هامة من النسبة الباقية وهي 75%.

في مجمل الاختبارات التي تساعد على قياس ردود الأفعال العاطفية نرى أن هناك ضعفًا واضحًا فيها لأنها عوضًا عن قياس قدرة الفرد في إدراة ردود أفعاله فهي تقيس كفائته في تحديد ردود الأفعال ، وذلك لأنه في هذا الوضع من الاختبار فإن الأشخاص يقومون بالإجابة على الأشياء التي يجب أن يفعلونها وليس على الأشياء التي يفعلونها فعلًا أي  أن الإجابات تصبح انتقائية.

بعيدًا عن الدرسات الأكاديمية فإن إدارة انفعالاتك وردود أفعالك سيخلق لك مساحة أكبر للتواصل مع الأشخاص من حولكَ لذا عليك تدريب نفسكَ على اتقان هذه المهارة والوعي التام بكيفية اقتناص بعض الردود التي تساعدك على اتخاذ خطوات هامة في فهم من حولك وقيادة الأمور وهذا يتطلب وقتًا و ممارسة هادئة.

لهذا فإن أفضل طريقة للتدريب ليس دخول دورات تدريبة وحسب بل ممارسة ما تريد تعلمه في ظروف مشابهة للظروف الحقيقية التي توجب عليكَ ممارسة ما تتدرب عليه فيها.

من عوامل نجاح هذا التدريب وجود شخص محفز وموجه يساعدك في جميع خطوات التدريب والممارسة.

من مهارات التعلم في هذا الجانب أيضًا تجزئة ما تريد تعلمه والبدء بالأجزاء الصغيرة فالكبيرة والتدريب عليها لتتقن المجمل من العمل على أن تكون هذه القطع هي سلوكيات يمكن ملاحظتها ومشاهدتها ويمكن التدريب عليها كلًا على حدا وممارستها بصورة تسمح بانتقالها إلى حيز العادات لديك فالبشر جيدون باكتساب عاداتهم من خلال التكرار والممارسة و التدريب لوضع خطة واضحة في عملية التدريب على إدارة ردود أفعالك فإنه يمكنك الانطلاق.

لهذا من خلال الإجابة على التساؤلات مثل: أين أنتَ الأن ؟ أين تريد أن تصل؟ وكيف ستصل وأي الطرق ستسلك؟ وكيف احمل الشغف لإتمام طريقي؟ وهل هناك من سيقف بجانبي ويرشدني ؟ قد تفيدك في تحديد النقاط الهامة في طريق تدريبك وتحديد أولويات الممارسة التي عليك أن تبدأ بها.

 القائد الناجح يعي ردود افعال موظفيه ويراقبها إضافة إلى عدم تبنيه أي تناقض في ردود الأفعال أو السلوكيات فهذا سيضعف شخصية المدير وقد ينقل هذا التناقض العدوى لموظفيه , لذا على المدير القائد أن يكون على دراية بأن العمل على تطوير من حوله سيشكل عاملًا هامًا في تكوين شخصيته وقيادته الخاصة أيضًا.

اهمية المدير كمثال أعلى

السلوكيات و الثقافات الإيجابية في بيئات العمل المعقدة تحتاج لإدارة قيادية و صفات مهارية لترسيخها

بالحديث عن أهمية المدير و القائد ومدى تأثيره على دورة العمل ضمن الشركة ، فإنه يُرى أن المدير يشكل محورا أساسيا في تكوين الثقافة التي يتم من خلالها سير العمل في الشركة ، فكما جاء في المقولة : فساد الرأس يفسد الجسد.

فمثلا إذا كانت ردود أفعال المدير سلبية تجاه أي سؤال أو تصرف من الموظفين، فإنه سيكرس ثقافة و سلوكيات تمنع من تعزيز مهارة ردود الافعال العاطفية أو خلق البيئة المناسبة لتحسين العمل و ردود الأفعال ، فمثلًا لو أتى موظفون جدد و عاينوا السلوكيات السلبية فإن هذه السلوكيات ستتحول إلى ثقافة سلوكية طبيعية لديهم وسيقومون بتبنيها دون أي اعتراض، و هذا يوضح أهمية تصحيح ردود أفعال المدراء لخلق البيئة المناسبة لتعزيز مهارات ردود الأفعال و السلوكيات الذكية العاطفية.

في مثال على تأثير السلوكيات على بناء الثقافات، قام عدد من الباحثين بوضع حبات الموز في قفص وسط حشد من القرود ، و عند كل محاولة للقرود في الوصول للموز كان الباحثون يقومون برش القرود بالماء ، و بعد عدة مرات امتنع القرود عن محاولة الوصول للموز ، فقام الباحثون باستبدال أحد القرود ، كان القرد الجديد يحاول الوصول للموز ، على خلاف القرود القديمة ، وفي كل مرة يحاول الوصول إلى الموز يعود الباحثون لتكرار عملية الرش بالماء ، حتى اتبع القرود سياسة منع أي قرد جديد يتم إضافته من محاولة الوصول للموز.

بالقياس على هذه التجربة، فإن الثقافات و السلوكيات السلبية تشكل تحدٍ في بيئة الأعمال المعقدة و للتخلص من هذه الصورة وهذه الثقافات بشكل ينهيها لابد من وجود وعي بأضرارها ، و محاولة الحديث بصوت مسموع عن هذه السلبيات ، مع الانتباه إلى أن الشخصية القيادية لهذا التغيير لابد أن تتمتع بذهن متقد ، و قدرة على انفاق الوقت و الجهد في حل الإشكالات ، و ترسيخ التعاون بكافة صوره بين أعضاء الفريق.

في النهاية، إن مواجهة ردود الأفعال العديدة سواء أكانت لدينا أو لدى الأخرين من حولنا والتمرس و التدريب على إتقان هذه المهارة سبيل واضح و حقيقي نحو تشكيل جسور من الثقة مع زملاء العمل، فالفهم الواعي لردود الأفعال المتشكلة لدى الأشخاص سيبني جملة من السلوكيات التي سيتم اتباعها لمعالجة الأمور بالشكل الأوضح و يحسن من قدرتنا على التواصل مع الآخرين.

إن الوعي بنقاط هذا الكتاب والعمل على وضع خطة تدريبية لممارسة هذه الانفعالات وردودها أمر هام جدًا لإدارة الأمور والسيطرة على مجرياتها في جميع مستويات الحياة لدى الأفراد.

يمكنك ايضا الاطلاع على مراجعتي لكتب اخرى هنا.